Organizacja wydarzeń specjalnych, takich jak kongresy, konferencje, targi turystyczne i warsztaty, to skuteczny sposób na rozwój turystyki lokalnej i regionalnej. Fundacja Symbioza, dzięki swojemu doświadczeniu i zaangażowaniu, jest w stanie zrealizować te działania na wysokim poziomie, przyczyniając się do promocji regionu i wzmacniania jego atrakcyjności turystycznej.

Od lat jest współorganizatorem oraz inicjatorem ważnych ogólnopolskich i międzynarodowych wydarzeń, które cieszą się uznaniem w branży. Jej prezeska jako osoba o kierunkowym wykształceniu, praktycznym i naukowym wieloletnim doświadczeniu w eventmarketingu i rozwoju turystyki  odpowiadała przez lata za organizację cenionego  cyklicznego odbywającego się jesienią kilkudniowego Kongresu Turystyki Polskiej, Kongresu Turystyki Polsko-Czeskiej, zainicjowanego i zorganizowanego przez fundację w 2021 r. Kongresu Turystyki Społecznej oraz szeregu mniejszych wydarzeń, które ukierunkowane są na rozwój turystyki.  

Prócz swoich wydarzeń, które organizujemy i na które Państwa zapraszamy – wychodzimy z ofertą współpracy, jako podmiot, który pomoże w organizacji Waszego wydarzenia, dbając o to, by zapadło w pamięć uczestników i odbiorców i by długo i dobrze się o nim mówiło.  Możemy poprowadzić panel, zorganizować ekspertów, przygotować program, zorganizować kompleksowo duże i mniejsze wydarzenie, a także wystąpić na nim w charakterze eksperta.

Nasza oferta w tym zakresie organizacji konferencji i kongresów turystycznych obejmuje m.in.:

1. Kompleksowe planowanie i przygotowanie wydarzeń

• Identyfikacja celu i tematyki wydarzeń
• Wybór lokalizacji.
• Zapewnienie odpowiedniej infrastruktury.
• Dobór partnerów wydarzenia
• Opracowanie budżetu, ze wskazaniem możliwości pozyskania sponsorów i dofinansowania

2. Harmonogram i logistyka:

• Ustalenie daty i czas trwania w oparciu o zasięg, rangę i kalendarz innych tego typu wydarzeń w regionie bądź kraju.
• Zarządzanie logistyką, w tym rejestracją uczestników, transportem, zakwaterowaniem, cateringiem.
• Opracowanie ofert dla partnerów i sponsorów
• Przygotowanie programu
  3. Przygotowanie programu
• Opracowanie programu tematycznego
• Dobór ekspertów, panelistów, moderatorów
• Ustalenie przebiegu sesji plenarnej i sesji tematycznych
• Przygotowanie warsztatów
• Opracowanie graficzne programu
• Organizacja sesji networkingowych, które umożliwiają uczestnikom nawiązywanie kontaktów i wymianę doświadczeń.

4. Zaproszenie prelegentów i uczestników:

• Eksperci z branży turystycznej. Zaproszenie prelegentów, którzy są uznawanymi ekspertami w dziedzinie turystyki.
• Uczestnicy. Przygotowanie i dystrybucja zaproszeń do przedstawicieli branży turystycznej, samorządów lokalnych, organizacji pozarządowych, instytucji akademickich i innych interesariuszy.

5. Wsparcie techniczne, medialne i marketingowe:

• Technologia. Zapewnienie sprzętu multimedialnego, wsparcia technicznego, tłumaczenia symultanicznego.
• Media i promocja: Współpraca z mediami,, relacje z wydarzenia na żywo (streaming),
• Marketing wydarzenia: opracowanie programu działań marketingowych dla wydarzenia, poprowadzenie marketingu wydarzenia, przygotowanie kampanii marketingowej i promocyjnej, stworzenie treści promocyjnych, informacyjnych, stron www, systemu identyfikacji wizualnej, wykonanie materiałów promocyjnych, dystrybucja treści

6. Ewaluacja wydarzenia

Przeprowadzenie ewaluacji i raport z jej wyników.

7. Rozliczenie wydarzenia